会議を始めて3分で本題に入れ!無駄な読み合わせを省いた適切な会議

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東京オリンピック・パラリンピック組織委員会の森喜朗会長の「女性がたくさん入っている理事会は時間がかかる」という失言で、日本の会議がいかに旧体制なのかが露見してしまいました。
そこで今回は、会議の無駄を省くための方法を紹介します。

会議時間の長さに性別は関係ない

まず言っておきたいのが、性別の違いだけで会議が長引くことはないです。
重要なのは、適切な進行と体制です。

もし仮に女性の会議に時間がかかるのだとすれば、男性の会議にはそれほど時間がかからないということになります。
ただし現状では、男性が日本の会議の中心を占めていることが多くとても時間がかかっています。
“男性が多い会議は時間がかかる” のではないです。
“無駄に時間を浪費したがる人が集まる会議は時間がかかる” だけで、性別は関係ないです。

旧体制的な会議とは?

※ ロビー活動での根回しなどを主とする政治的な理事会では会議自体が不要ですが、ここでは一般的な企業の体制に着目します。

会議とは
関係者があつまり議題に対して意見を出し合うことで、より良い結論を模索することを指します。

多くの旧体制的な企業では、会議の直前に資料が渡されます。
分厚い資料をギリギリで渡されても、読みこむ時間がないためそのまま会議に臨みます。
そのため、会議で初めてその意見に触れることになり、理解するためだけに多くの時間を浪費してしまいます。
また、その場ですぐに良い意見が思いつくとも限らないため、表面的で無駄な会議になってしまいます。

それでは、どのような会議が適切でしょうか?

適切な会議とは?

適切な会議とは
参加者がみな協力し合い、無駄な時間を省いてより良い結論にたどり着くための会議に尽力することです。
開催者だけが頑張るのではなく、みなが当事者意識をもち協力し合うことが大前提です。
そのうえで、以下のような点を留意しましょう。

  1. 無駄な定例会議をやめましょう。
    会議のために議題を作るのではなく、会議の必要性がある時にだけ集まりましょう。
    また、セキュリティに問題がなければWeb会議も併用しましょう。
  2. 良い意見が欲しいのであれば、資料は2日前までには配布しましょう。
    (ただし、大量の資料の場合には考慮してください)
    最低でも中1日あれば資料を読むことができ、考えることができます。
    資料を完成させることをゴールにせずに、良い結論にまとまることをゴールに設定してください。
  3. 疑問点はメールしてもらいましょう。
    カツカツのスケジュールで動いている人の場合は、箇条書き程度の簡易的なメールでも良いです。
    事前に疑問点が分かれば資料を用意することができるため、より意味のある会議にすることができます。
  4. プレゼンテーションとは違い、会議では要点から話しましょう。
    資料を事前配布し事前に読みこんでもらえば、同じ内容を話す必要はないです。
    そのため要点から話しはじめ、会議が始まってから3分程度で意見の出し合いを始めましょう。
  5. その日のうちに議事録をまとめ、簡易的な結果を各員にメールして確認してもらいましょう。
    日にちが経てば、それだけ内容が薄れてしまいます。
    忙しくてもその日のうちに内容をまとめ、みんなの記憶が定かなうちに確認してもらってください。

これらの事を守れば、スムーズな進行が可能です。

まとめ

会議時間の長さには性別は関係なく、適切な体制が必要です。
適切な会議を行うにはみなが当事者意識をもち、良い意見を短時間で出し合う態勢で臨む必要があります。
そのために開催者は資料を事前配布し、参加者は資料を読みこみ意見を用意しましょう。

場当たり的でだらだらとした会議が当たり前になると、問題意識が薄れてしまいます。
変えるきっかけをみつけて、会議の無駄を省きましょう。

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