実録!オーダーメイドシャツのトラブル 【手書き伝票】

アパレル業界で稼ぐ・働く

フルオーダーでは様々なトラブルが発生します。
そこで今回は、今までに本当にあったオーダーシャツのトラブルのなかから手書きの受注伝票によるトラブルについてまとめました。
これを参考にして、問題が起こらない様に対策してください。

実録!オーダーメイドシャツのトラブル【生地不足】
フルオーダーでは様々なトラブルが発生します。 そこで今回は、今までに本当にあったオーダーシャツのトラブルのなかから様々な原因による生地不足のトラブルについてまとめました。 これを参考にして、問題が起こらない様に対策してください。 ...

手書きの受注伝票に対する前提

まず大前提として “手書き” の受注伝票を推奨しません。

手書きのメリットは、誰でも簡単に始められることです。

  • 誰でも手軽に扱えて、直感的に書くことができる
  • 導入コストが安い
  • 昔ながらのオーダーメイドを演出することもでき、老舗感を出すのに一役買ってくれる

などの点から、導入へのハードルがないに等しいです。

手書きのデメリットは、データ化との相性が悪いことです。つまり非効率的です。

  • システムのサポートを受けるためには、ワンクッション挟まる
  • メールで送るためには、PCなどへの取り込みが必要になる
  • メールで送らない場合、ファックスや郵送になるため、ログが残しにくく安全性に欠ける

などの点から、今後の事業展開において無駄が発生しやすいことです。
その他にも、本文中に出てくる様なトラブルを発生させます。

オーダーメイド事業のサスティナビリティを考えたとき、

  • 無駄な資材が発生せず、省スペースに収まる
  • データの管理や、次世代への引継ぎが簡単
  • IoTに紐づけがしやすい

などの点を満たす事業形態が適しています。
そのため、旧来のオーダーメイドで使われていた手書きの受注伝票やファックスは、これから先は不要だと考えています。

以上のことから手書きの受注伝票は推奨しません。

ここから先の記事では、手書き伝票で起こるトラブルを、データとしてPCに打ち込まずに対処する方法を紹介します。
手書き伝票を書く気がない人には不要ですが、ネタのために読んでみてください。

書いてある文字が読めない

手書きのトラブルで一番多いのが、書いてある文字が読めないことです。
文字が読めなかった場合、担当者に問い合わせをして、返答が来るまで作業が停止します。

達筆すぎて読めない

文字に勢いがあり、崩れ過ぎていて読めないトラブルです。

ベテランに多いのですが、急いで書くあまり、相手に伝わらない文字を書いてしまいます。
一番の問題は、書いた本人も読み解けないことが多々あることです。

解決方法はとても単純で、落ち着いて書くことです。
問題が起きるほどに急ぐことは、お客様のためにはなりません。
伝わりやすい文字を書き、問題が起こらない様にしてください。

複写伝票に写らない

筆圧が弱いなどの原因で、複写伝票に写らないトラブルです。

複写伝票は2~4枚で1セットになっているため、筆圧が弱いと4枚目まで文字が写りません。
また、書く場所が柔らかかったり、下敷きを挟む場所を間違えたり、破る場所を間違えて1234の順が2341の順になってしまったりしても、うまく伝票に文字が写りません。

解決方法は、すべてのページに文字が濃く写っているかを確認することです。
筆圧などにより写りにくいことはありますが、濃く写っていなければ、なぞり書きをすることで解決できます。
簡単な確認をすることで、問題が起こらない様にしてください。

ファックスされてきた伝票が読めない

ファックスの取り扱いが悪く、伝票が読めなくなるトラブルです。

ファックスは、自分が送るデータを確認することなく相手に送ります。
そのため、裏面を送ったり、解像度が低くて荒れたり、スキャン面の汚れで文字がつぶれたり、青文字でかかれた複写伝票を送ったりして、読み取れない伝票が送られてくることも少なくないです。
白紙伝票が送られてきた場合、問い合わせをすれば問題が発覚するのですが、単なるミスとして捨てられてしまう場合もあります。

解決方法は、ファックスを使わないか、送るデータを確認できるファックスを使うことです。
スキャンしてPCに取り込めば、送る内容が目視で確認できるため、単純な送信ミスを防げます。
ファックスは安全なビジネスには不向きのため、メールの使用に切りかえて、問題が起こらない様にしてください。

郵送されてきたコピー伝票が読めない

コピーする際の伝票の取り扱いが悪く、伝票が読めなくなるトラブルです。

伝票には生地の色・柄が分かるように、小さな生地スワッチを貼ることが多いです。
ただし、多くの伝票には「生地貼り付け位置」が用意されていないため、備考欄や伝票の端の方に貼ります。
このとき、備考欄に書き込みが多いと、文字に生地が被ってしまうことがあります。
生地を除けて読むことはできますが、除けずにコピーしてしまうと文字が欠けたコピー伝票になってしまいます。

解決方法は、生地を貼る時に絶対に文字に被せないことと、生地を貼る場所がないほど備考欄を埋めないことです。
本来の備考欄は、伝票に書ききれないイレギュラーなことだけを書くため、多用することは想定していません。
生地をコピーのたびに気にするのは手間なため、どの様な状態でも文字が欠けない様に配置して、問題が起こらない様にしてください。

伝票がない

ファックスや郵送を使った送信方法に多いトラブルが、伝票が送られてきたかどうかが分からないことです。
伝票がないため、問題に気づきにくく、クレームに発展しやすいです。
伝票がないことに気が付ければ良いですが、納品日を過ぎてから商品が送られてこないという連絡を受けて、初めて問題が発覚することも多いです。
商品が納期に上がらないことで、お客様・メーカー・工場のそれぞれが、お互いの信用を落としてしまいます。

伝票を送り忘れている

伝票を送り忘れたことで、商品ができあがってこないトラブルです。

ファックスで送ったり、コピー伝票を送ったりする企業では、伝票を送り忘れやすいです。
伝票の原本を送らない企業では、原本が手元にあっても問題がないため、連絡を受けるまで伝票の送り忘れに気が付きません。
また、連絡を受けたとしても、先方の紛失として処理することが多く、本当に送り忘れたとしても、送り忘れたことに気付けないことが多いです。

解決方法は、ファックスを使わずに、メールで送ることです。
スキャンしてPCからメールを送れば、送った内容が残るため、双方で確認できます。
内容を証明する郵送も可能ですが、状況に適していないうえに、コストがかさみます。
伝票の送受信数を双方で管理することは当然ですが、メールの使用に切りかえて、問題が起こらない様に管理しやすくしてください。

伝票を送り損ねている

伝票を送り損ねたことで、商品ができあがってこないトラブルです。

ファックスで伝票を送る企業では、伝票を送り損ねやすいです。
ファックスでは、スキャンした内容を確認しないで送るため、送った内容が不適切でも気が付きません。
そのため、裏面をスキャンしてしまうなどの白紙送信の場合は、双方で気が付けないこともあります。

解決方法は、ファックスを使わずに、メールで送ることです。
スキャンしてPCからメールを送れば、スキャンした内容を確認できるため、送る前にミスに気付けます。
ファックスからメールに送ることもできますが、送る前に確認することができない機器が多いです。
また、内容を確認できるファックスに変えることもできますが、コストがかさみます。
伝票の送受信数を双方で管理することは当然ですが、メールの使用に切りかえて、問題が起こらない様に確認してください。

伝票が使いにくい

使いにくい伝票を使うと、ミスを誘発しやすくなります。
単純にミスが多い人もいますが、ミスの原因が伝票の形式であることも少なくないため、見直しが必要です。
数値がずれてしまうと商品の作り直しが発生し、数値が抜けてしまうと商品が作れずに測り直しが必要になります。

記入欄がずれやすい

数値を記入する欄がずれて、商品作成前に大きな問題にならずに製品ができあがってしまうトラブルです。

記入欄が細かく、指示した数値以外を他社に任せている企業に発生しやすいです。
書かなくても良い欄が多い伝票を使用すると、記入する段がずれていても気が付きにくいです。
また、記入する段がずれていても、服の構造上作成可能な範囲内であれば、多少の違和感はあったとしても指示に従います。
そのため、製品がお客様に届くまで問題に気が付けないことが多く、お客様からのクレームで問題が発覚します。

解決方法は、伝票の欄を細かくし過ぎないことと、枠線の太さを変えることです。
欄が適切な大きさだと、目で追う時にずれにくいです。
また、枠線の太さを2本に1本太くするなどの対策をすると、目で追いやすくなります。
今まで他社に任せていた数値をすべて自社で管理することは時間がかかるため、問題が起きにくい伝票に改良して対処してください。

文字がつぶれやすい

数値がつぶれてしまい、文字が読めなくなるトラブルです。

記入欄が細かい伝票に発生しやすいです。
記入欄がとても多い場合、用紙が大きく、欄が小さくなります。
そのため、ペン先の太いボールペンなどで書くと、文字がつぶれて読みにくくなります。
また、コピー伝票を送る際に低解像度でA3→A4サイズに縮小してしまうと、より文字がつぶれて読めなくなってしまいます。
そのため、読めない文字が見つかるたびに、問い合わせをする必要が発生します。

解決方法は、伝票の欄を細かくし過ぎないことと、欄が細かい伝票にはペン先の太いボールペンを使用しないことです。
ペン先の太いボールペンは複写伝票とは相性がいいですが、欄が細かい伝票との相性は悪いです。
欄が適切な大きさだと、縮小されたとしても文字がつぶれることは少ないため、問題が起きにくい伝票に改良して対処してください。

記入漏れを見つけにくい

必要な数値を記入し忘れることにより、測り直しが発生するトラブルです。

指示した数値以外を他社に任せている企業に発生しやすいです。
書かなくても良い欄が多い伝票を使用すると、必要な数値が抜けていても気が付きにくいです。
多くの場合は、企業側が測り直しを嫌い、既製品のバランスなどから割り出すように指示されます。
しかし、すべての数値が割り出せるわけではないため、測り直しが必要になり、お客様に連絡せざるを得ない場合も少なからずあります。

解決方法は、必須項目に米印をしておくか、透明なチェックシートを使用することです。
必須項目だけが目立つ伝票では、必須項目を抜かして書くことはほとんどないです。
また、必須項目の枠だけが透明になったシートを用いて確認すれば、記入漏れの有無が一目瞭然です。
今まで他社に任せていた数値をすべて自社で管理することは時間がかかるため、問題が起きにくい伝票や確認方法を使用して対処してください。

伝票が受注方法に適していない

単純に伝票が使いにくいだけでなく、受注形式に適していない場合、より多くのミスを誘発しやすくなります。
使い方を理解していないだけの人もいますが、ミスの原因が伝票の形式であることも少なくないため、見直しが必要です。
適切な使い方に誘導できないツールは、書き手ごとに独自の使い方をあみ出され、読み手に混乱を与え、結果としてトラブルに発展します。

似たような文言が多すぎる

備考欄に書き込まれる付記用語に似た表現の文言が多すぎて、指示を取り違えるトラブルです。

特定の付記用語を定めておらず、簡素な伝票を使用している企業に発生しやすいです。
指示したい項目が伝票内にないため、備考欄に書き手の口語に近い言葉で書き込みます。
付記用語に関するルールを企業が定めていないため、書き手ごとに微妙なニュアンスの使い分けが発生し、文言が似すぎているために取り違えを誘発させることがあります。

実際あった「言い回し」の例を挙げます。
ルール制定前は、
「細い」「細く」「細め」「少し細く」「やや細く」「若干細く」「気持ち細く」以外にも多くの付記用語が使われていて、それぞれに違った指示が適応されていました。
ルール制定後は、
細くして欲しいときには、「細い」「細く」を使い、
少しだけ細くして欲しいときには、「細め」「少し細く」「やや細く」「若干細く」を使い、
パフォーマンスとして書くが、実際には細くしない時には、「気持ち細く」を使うことが規定され、
これ以外の似た用語は使用しない という様に決まりました。
内容は3種類に減りましたが、用語は多いままでした。
これは、様々な表現を使用している書き手がいて、一度は統一を図りましたが自由な表現がなくならず、使用されている割合が高い用語を残したうえで指示内容を収束させる という経緯のもと、再施行されたからです。

ありえない例に感じるかもしれませんが、とある老舗企業でおきていた実例です。

解決方法は、希望の多い注文を簡単に指示できる伝票を使用することです。
簡単に指示できる欄があれば、備考欄に書き込む必要はなくなります。
付記用語を定めても、適切な用語が使われないこともあるため、所定の欄と段階を作り、問題が起きやすい用語を使用しなくても済むように改良してください。
ただし、やみくもに増やすのではなく、必要な項目だけを増やしてください。

備考欄に書き込みがあふれる

備考欄に指示を書き込み過ぎて読みにくくなり、別のトラブルを誘発しやすい状態です。

過去に、指示した通りに上がってこないトラブルを経験した人は、書き込み量が多くなりやすい傾向があります。

  1. 指示を書き込む欄がなく、備考に書き込む
  2. 指示を見落とされてしまう
  3. 以前に指示を見落とされたために、細かく書き込む
  4. 細かく書き込んだ指示以外の指示が見落とされる
  5. 更に細かく書き込む

という様な悪循環が原因になっていることが多いです。
工場の作業者が見落としていることも問題ですが、見落としやすい状況を作っていることも問題です。

解決方法は、希望の多い注文を簡単に指示できる伝票を使用することです。
簡単に指示できる欄があれば、備考欄に書き込まなくても指示がだせます。
また、重複する内容を備考欄に書くことを禁止すれば、備考欄への書き込みは大きく減少します。
工場との取引内容自体を見直すことは現実的に難しいため、所定の欄を作り、問題が起きにくい伝票に改良してください。
ただし、やみくもに増やすのではなく、必要な項目だけを増やしてください。

備考欄の不要な指示を消し忘れやすい

備考欄に書き込まれる付記用語が多すぎて、リピートオーダーの時に指示を消し忘れてしまうトラブルです。

備考欄に書き込む付記用語が多くて困るのは、工場の作業者だけではないです。
リピートオーダーでデザインを変える時に、伝票に多く書かれている付記用語をそのままにして、所定のデザイン欄のみを書き換えることがあります。
そのため、変更後のデザインには不適切な付記用語が残ってしまうことがあります。
お互いに打ち消し合う様な矛盾した用語がある場合は問い合わせをしますが、そのどちらか片方を見落としてしまい、不適切な指示に従ってしまう場合もあります。
また、服の構造上作成可能な範囲内であれば、多少の違和感はあったとしても指示に従います。

実際あった「付記用語の消し忘れ」の例を挙げます。
初回オーダーは、セミワイドカラーで、「ハード芯を使用」「剣先に増し芯あり」「カラーステイ抜き差し式」で受けました。
リピートオーダーでは、衿をボタンダウンに変更して、その他のデザインは そのまま で受けました。
この時、お客様の言った そのまま とは、「ボタンダウンにして、衿以外のデザインは変更しない」という意味で、「ボタンダウンに変えるのだから、芯や仕様はボタンダウン用になると思っていた」様です。
しかし、このオーダーの受注者は「セミワイドカラーをボタンダウンに書き直せば良い」としか考えなかった様です。
その結果、ボタンダウンで「ハード芯を使用」「剣先に増し芯あり」「カラーステイ抜き差し式」というボタンダウンに適していない仕様で仕上がり、お客様から作り直しのクレームを頂きました。
実際に、ボタンダウンに対して「ハード芯を使用」や「カラーステイ抜き差し式」の指示を適応させてほしいという注文は、どちらか片方だけであれば若干数あります。
そのため工場では、珍しいオーダーだと思ったものの、そのまま指示通りに受注を通した様です。
このオーダーの時、衿デザイン欄の近くに、衿の芯地や仕様を書き込める欄があれば、受注者も「芯はボタンダウン用に変更しますか?硬いままにしますか?」と聞くことができたはずですが、離れた備考欄に書かれていたために気が付く事ができなかった様です。

この様に、備考欄の書き込みが多すぎると、確認不足によりデザインの意匠を打ち消してしまう付記が残るトラブルがたびたび起こってしまいます。

解決方法は、希望の多い注文を簡単に指示できる伝票を使用することです。
簡単に指示できる欄があれば、備考欄に書き込む必要はなくなります。
また、関連デザインの近くにあれば、見落とす可能性がかなり減ります。
備考欄に書き込みが多いと、いくら注意しても見落としが発生しやすいため、所定の欄を作り、問題が起きにくい伝票に改良してください。
ただし、やみくもに増やすのではなく、必要な項目だけを増やしてください。

備考欄に図解を書くことが多い

文字では伝わりにくい情報を図解で説明するため、情報を残しにくくなる問題です。

簡素な伝票を使用している企業に発生しやすいです。
フルオーダーメイドでは、デザインに関する詳細指示がたびたび発生します。
ただし、特殊なデザインや仕様は少なく、ほとんどのものは想定の範囲内であることが多いため、特殊な図解は必要ないです。
ただし、デザインブック以外の仕様について一切想定していない企業の場合は、図解を多用することになります。
その結果、情報として残しにくい伝票ができあがります。

解決方法は、一般的に広まっているデザインを想定しておくことと、臨時の別紙を用意しておくことです。
一般的に広まっているデザインを想定しておくことで、多くの場合は図解を書かなくて済むようになります。
それでも対処できない場合に備え、図解の下書きが書かれた別紙を主要パーツごとに用意しておくことで、手早く指示を書けるようになり、情報としても残しやすくなります。
初めからすべてを想定することは難しいですが、過去の受注履歴から適切に改良してください。

前回と違う商品ができあがる

伝票が改変された後に再保存をせず、リピートオーダーの時に違う商品ができあがるトラブルです。

手書き伝票をデータ化して管理する企業では、打ち込み直さず、スキャンして画像として保存することが多いです。
この様に、伝票のデータ化を中途半端に行っている企業に多く発生しやすいトラブルです。

受注内容が確定した後に、注文内容が変更されることがあります。
お客様からの希望による場合もありますが、メーカー側での修正の場合もあります。
そもそも、注文確定後に変更をすること自体がおかしいのですが、しばしばあることのため、受けるかどうかの対処法は決めておきましょう。

企業が受注伝票をスキャンするタイミングとして、最も多いのが受注直後です。
納品直後に再スキャンを行うメーカーもありますが、工場側での伝票への書き込みにより、元の伝票の状態が分からなくなることを避けるために、綺麗な状態でスキャンを行います。
当然ですが、更新情報があればスキャンをし直すか、データを修正する必要があります。

通常の流れであれば、店頭からメーカーに連絡をして、工場に指示を出します。
古くから務めている人は工場直通の電話番号を知っているため、店頭から直接工場に指示を出してしまい、メーカーへの連絡が後回しになるか、連絡自体をしない場合があります。
メーカーに連絡がなくても工場に指示が通っていれば、商品は指示通りできあがります。
しかし、保存したデータは更新されていないため、リピートオーダーの時には、前回納めた商品とは違う仕様の伝票が出てきてしまいます。

解決方法は、報告の必要性を理解してもらい、正規の手順をとらせることです。
「スキャンする必要がある」と口で説明しても、理解していなければ報告が抜けやすいです。
また、「正規の手順をとる必要がある」と口で説明しても、緊急の場合は仕方ないと言われ、直接連絡されてしまいます。
そのため、確定後の変更を受け続けるのであれば、情報の大切さと、正規の手順をとる大切さの両方を理解してもらい、協力してもらう必要があります。
強制的に施行する方法もありますが、店舗・管理・工場が相互に協力し合わなければ根本的な解決には繋がらないため、理解してもらえる様に説明してください。

まとめ

オーダーメイドでよく起こる「手書き伝票」に関するトラブルをまとめましたが、ご理解いただけましたか?
作業者の単純なミスに見えても、ツールや環境が問題になっていることも多々あります。
適切な予防と対処をし、トラブルが起こらない様に対策してください。

また、PCやタブレットを利用して伝票を作成し、メールで送受信を行うことで、今回挙げた様な単純な問題を大幅に抑制できます。
画面上で文字がつぶれることはなく、送受信記録が残り、伝票の形式の切り替えも楽にでき、サポートシステムを利用しやすくなります。
これから事業を始める方や、事業の見直しを行う方は、根本的な解決のために電子化を推し進め、オーダーメイド業界のIoT化に備えてみてはいかがでしょうか。

ご検討をお勧めします。

コメント

タイトルとURLをコピーしました